Case
Kamstrup

Kamstrup bygger en solid bro mellem Sales og Supply Chain og styrker deres leveringsevne

Kamstrup er blandt verdens førende leverandører af intelligente løsninger til energi- og vandmåling med medarbejdere i mere end 20 lande. Den verdensomspændende virksomhed oplever en gennemgående stor vækst, og det er derfor essentielt, at alle faktorer i virksomheden spiller sammen, så ressourcerne bliver udnyttet bedst muligt. Til at hjælpe med dette, er Kamstrup siden 2016 begyndt at bruge Sales & Operations Planning (S&OP) i deres hverdag. Og fordelene ved at implementere og benytte denne proces kan mærkes gennem hele virksomheden.

Helt enkelt, så handler S&OP-processen om at finde frem til den rette balance mellem efterspørgsel og udbud ved at udnytte data og viden på tværs af værdikæden – hos Kamstrup drejer det sig om data fra Salg og Supply Chain, der gør det muligt for dem at nøje planlægge og optimere produktionen baseret på det forventede salg.

Værktøjet, der bliver brugt til S&OP-processen hos Kamstrup, er VIS – en Business Performance -løsning, der er udviklet af Dialog Data. Her bliver særligt brugervenligheden og løsningens fleksibilitet fremhævet som elementer, der har været centrale for Kamstrups succes med at implementere S&OP på koncernniveau.

Der er mange personer involveret i S&OP-processen hver eneste måned, blandt andet 40-50 sælgere, 6 planlæggere, mellemledere, ledelsen samt de knap 100 personer, der anvender forecast-systemet i deres arbejde i de tre divisioner Electricity, Water og Heat/Cooling, og det stiller naturligvis store krav til det anvendte værktøj.
 

Tidskrævende, ineffektive og kortsigtede processer truede leveringsevnen

For bedst at kunne forstå, hvor meget S&OP-processen har betydet for Kamstrup, er det lettest at tage et kig på, hvordan de drev processen tidligere i eksempelvis Electricity-divisionen.

I Electricity-divisionen bestod forecast-systemet af flere Excel-ark til løssalg, der blev sendt ud til de forskellige lande, samt ét konsoliderings-regneark beregnet til projekterne. Alle de indsendte data skulle indtastes manuelt, hvor der var risiko for fejl, og alt i alt tog det flere arbejdsdage at skabe et korrekt forecast-grundlag, der så tre måneder ud i fremtiden – hvilket i praksis gav store udfordringer.

”Paradoksalt ved Electricity-divisionen var, at 80% af vores salg var projekter, og 20% var løssalg. Når vi underskriver en kontrakt på en levering, så ved vi det mere end et år i forvejen, men vi lavede kun forecasts for tre måneder ad gangen. Vi havde en enestående mulighed for at kunne kende 80% af vores produktion et år frem i tiden, men vi brugte det ikke til noget,” siger Peter Frølund, der er Logistics Specialist hos Kamstrup og har været projektleder på S&OP-implementeringen.

En anden udfordring ved kun at se tre måneder frem i tiden var, at mange af de delkomponenter, der bruges i Kamstrups produktion, tager markant længere tid at få leveret, og den korte forecast kunne derfor risikere at gå udover Kamstrups leveringsevne til deres kunder.

”For at komme frem til et forecast på 10 dage med excel-ark, så var det med sved på panden for at være klar til deadlines. Og fordi det tog så lang tid, kunne vi ikke nå at reagere, inden det var for sent at gøre noget de steder, hvor der var behov for det, og så er det svært at agere proaktivt,” siger Peter Frølund.

Alle disse udfordringer og mange flere er hos Kamstrup blevet minimeret, efter de har implementeret en S&OP-tankegang på tværs af virksomheden, hvor VIS fungerer som værktøjet, der gør processen mulig.
 

Et smugkig ind i fremtiden

En af de store ændringer hos Kamstrup er, at de nu laver forecasts for 12 måneder ad gangen, og det er med til at give dem et helt andet overblik og gøre dem langt mere agile i et konkurrencepræget og omskifteligt marked.

Derudover er processen blevet markant hurtigere og nemmere for alle de involverede personer – og resultatet er nemt at forstå for alle. I løbet af processen bliver de indleverede forecasts fra sælgerne vurderet og gennemarbejdet ved flere møder, hvor der bliver sat fokus på at balancere efterspørgslen og kapaciteten, så Kamstrup er bedst muligt rustet til at møde deres kunders behov.

”Helt basalt handler det om at lave en balancering mellem Supply og Demand med input fra de forskellige afdelinger. Vi har opnået en helt anden forståelse afdelingerne imellem, fordi alle sidder med det samme grundlag, og det betyder, at samarbejdet og forståelsen er steget markant på tværs af organisationen. Der er ikke længere frustrationer over, at vi ikke har data nok, og datakvaliteten er forbedret markant,” siger Peter Frølund.

”Vi har nu mulighed for at komme på forkant med eventuelle udfordringer i forhold til salg og produktion på en helt anden måde end tidligere. Når vi er færdige med processen, er der enighed mellem topledelsen i Salg og Supply Chain, og der er taget højde for potentielle problemstillinger samt fundet en løsning, som alle kan bakke op om – i god nok tid til rent faktisk at agere efter det,” fortsætter Morten Krabbe Bisgaard, der er Planning Manager hos Kamstrup.
 

Brugervenligheden i centrum

Blandt de involverede i S&OP hos Kamstrup er der bred enighed om, at VIS er med til at gøre processen mere overskuelig og letforståelig.

”Det er et rigtig nemt system at arbejde med; det er brugervenligt for slutbrugeren, selv når man borer ned i detaljerne. Derudover er det også hurtigt at navigere rundt i det. Under S&OP-møderne justeres der for eksempel online i forecasten og kapacitet, hvilket ikke er muligt med mange andre løsninger, fordi det går for langsomt,” siger Morten Krabbe Bisgaard.

Dette blev også bevist, da systemet blev introduceret for alle de relevante medarbejdere. I stedet for at bruge store ressourcer på at samle alle brugerne fra alle lande og give dem intensiv træning i systemet valgte man i stedet at lave en videokonference på halvanden time, hvor deltagerne hurtigt blev enige om, at løsningen er særdeles brugervenlig og giver et godt, overskueligt overblik.

Derudover bliver løsningens fleksibilitet set som et stort plus, hvor det er nemt at tilføje til løsningen eller ændre eksisterende funktioner, når Kamstrups behov løbende ændrer sig, og virksomheden fortsat vækster.

Men der er flere centrale aspekter, der spiller ind i Kamstrups succes med S&OP.
 

People, Process, Tools

Peter Frølund understreger, at S&OP ikke blot er et system, der bliver brugt i virksomheden.

”Mennesker er essentielle, hvis S&OP-processen skal have succes. Man er nødt til at tænke både People, Process og Tools ind i hele tankegangen, og hvis S&OP skal lykkes og virksomheden performe godt, skal alle disse tre parametre fungere optimalt. Og det er vi godt på vej mod hos Kamstrup.”

Særligt bliver en god kommunikation set som en essentiel del af processen, hvor det har været vigtigt at afstemme mål og skabe forståelse for, hvor stor betydning alle parters input har for hele processens succes.

”Generelt er vores sælgere blevet mere engagerede i forecast-processen, netop fordi de kan se, at deres input bliver brugt aktivt og har indflydelse for resten af virksomheden – og dataene bliver da også brugt aktivt i både Salg og Produktion. Det kræver naturligvis energi og tid at omstille sig til en anderledes tankegang, men resultaterne kan ses i et bedre samarbejde og en større forståelse mellem afdelingerne,” siger Peter Frølund.

Lars Haunstrup Gammeljord, der er Head of Business Intelligence & Master Data, tilføjer, at ”jeg bruger ofte det her som et rigtig godt eksempel på, at noget kan blive en succes, hvis du har nogle aftagere, der virkelig tager ejerskab, og det har vi heldigvis oplevet i Kamstrup.”

Hvis der til sidst skal sættes ord på de største fordele ved S&OP-processen, er Morten ikke i tvivl om, hvad han synes er vigtigst.

”Det at kunne integrere input fra Supply Chain og Salg i ét system og bruge det som et fælles ståsted for en valideringsproces både på efterspørgsels- og kapacitetssiden – det er for mig den store styrke i hele S&OP-tankegangen. Men én ting er tankegangen, det andet er at have et godt system, der understøtter det både på en brugervenlig og let forståelig måde, og det har vi i VIS."